Notice de sélection pour Consultant Individuel:
Recrutement d’un Consultant (e) National (e) Chargé (e) du Suivi Administratif et Financier du Programme de collaboration UNFPA – Gouvernement du Sénégal
Date : 05 Septembre 2019
Pays : Bureau Pays UNFPA - Sénégal
Intitulé de la mission : Recrutement d’un Consultant (e) National (e) Chargé (e) du Suivi Administratif et Financier du Programme de collaboration UNFPA – Gouvernement du Sénégal
Durée : Trois mois et demi renouvelables
Prière envoyer vos propositions (propositions technique et financière) dûment signées à l’adresse e-mailprocurementdakar@unfpa.orgavec mention de la référence et intitulé du dossier. Votre proposition devra être reçue au plus tard le12 Septembre 2019.
1. Contexte :
Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) est une agence internationale de développement internationale qui œuvre en faveur du droit à la santé de la reproduction et de l’égalité des chances de chacun, femme, homme et jeune.
Le huitième programme 2019-2023 signé entre l’Etat du Sénégal et le bureau Pays de l’UNFPA, est aligné sur les priorités nationales du Plan Sénégal Emergent (PSE) 2014-2035 et, du PNUAD 2019 – 2023 dont l’un des axes prioritaires est le “Renforcement de la prise en charge intégrée de l’adolescence/jeune”.
Au titre du huitième programme, l’UNFPA CO collabore avec plusieurs partenaires d’exécution gouvernementaux et non gouvernementaux, à Dakar et dans les régions. C’est ainsi que des Plans de Travail Annuels (PTA) sont signés chaque année entre les deux parties (UNFPA et ses partenaires) et des avances de fonds virés trimestriellement dans les comptes bancaires des partenaires.
Pour mitiger les risques liés à ce flux élevé de ressources financières, appuyer les partenaires d’exécution dans le suivi administratif et financier des PTA mais aussi former et coacher les partenaires sur les procédures administratives et financières, l’UNFPA CO souhaiterait recruter un consultant expérimenté qui aura en charge toutes les tâches énoncées ci-dessus.
2. Description des Responsabilités:
Sous la supervision directe du Coordonnateur des Opérations, le (la) Consultant (e) interagit et collabore étroitement avec l'équipe de programme et des opérations du Bureau Pays mais aussi avec les partenaires d’exécution dans la mise en œuvre du HACT. Il/Elle est chargé (e) de : i) assurer la gestion administrative et financière des plans de travail -PTA- des Partenaires d’Exécution du 8ième Programme ; ii) maintenir la gestion financière, l’assurance qualité et la supervision des activités des partenaires d’exécution ; iii) communiquer les attentes et les exigences aux partenaires en vue de mieux assurer le contrôle et le suivi du Cash Transfert.
A. Description des tâches :
Le consultant aura les tâches ci-dessous :
- Assurer le suivi de l’élaboration et de l’enregistrement de tous les Plans de Travails Annuels (PTAs) des Partenaires d’exécution avec toute la qualité requise dans le système technique, financier et comptable conformément aux normes et procédures édictées par le système GPS de l’UNFPA en collaboration avec les Chargés de Programme
- S’assurer de la cohérence financière entre les budgets arrêtés et l’exécution des différents « Milestones » soutenant les activités des PTAs conformément aux exigences du nouveau Plan Stratégique de UNFPA
- Assurer la Gestion Administrative et Financière des activités de l’ensemble des PTAs des Partenaires d’Exécution du 8ième Programme
- S’informer régulièrement sur les procédures financières, administratives applicables dans le cadre de l’Exécution Nationale et du Code des Marchés de l’Etat
- Assurer le bon suivi du traitement de toutes les avances de fonds trimestrielles du Programme
- Assurer un suivi du maintien du système de classement fiable de tous les Partenaires d’Exécution conformément aux directives du manuel de procédure NEX
- S’assurer de la conformité, de la complétude et de la validité de l’ensemble des Pièces Justificatives présentées à l’UNFPA par les partenaires d’exécution dans le cadre des demandes de remboursement et de paiements directs
- Elaborer, avec l’appui des gestionnaires des partenaires d’exécution et des assistants administratifs et financiers et des chargés de programme, les détails budgétaires des activités des PTAs à l’occasion de chaque demande d’avances de fonds
- Contrôler les détails budgétaires des activités des régions médicales et districts et autres partenaires d’exécution
- Superviser la gestion des comptes bancaires principaux et des sous comptes en s’assurant que les mouvements bancaires et les reversements à UNFPA sont effectués par les AAF conformément aux normes et procédures
- S’assurer de la qualité et de la régularité de toutes les opérations inscrites dans le grand livre banque ou caisse
- Superviser l’élaboration et s’assure de la qualité des rapports trimestriels de dépenses et d’avances (FACE) des différents fonds avec toutes les pièces justificatives conformément au Guide NEX et des barèmes des coûts de l’UNFPA
- S’assurer que les réconciliations bancaires mensuelles et trimestrielles sont effectuées à temps par les partenaires d’exécution
- Superviser l’élaboration des formulaires C de fin d’année listant tous les équipements mis à la disposition par l’UNFPA
- Elaborer le rapport financier annuel et finalise le reversement de fin d’année dans le compte du PNUD au plus tard le 15 janvier de chaque année.
- Effectuer des missions de suivi financier, Audit et de pré audit au niveau des partenaires d’exécution.
- Finaliser tous les rapports des spot checks effectués
- Elaborer un rapport trimestriel de suivi financier du Programme
- Profiter des missions de suivi financier pour effectuer des sessions de renforcement de capacités au niveau national et régional
- S’assurer que la gestion des fournitures de bureau par les AAF est réalisée et conforme
- S’assurer que les immatriculations et assurances des véhicules ainsi que toutes les formalités administratives sont effectuées par la partie nationale conformément aux engagements
- Maintenir la circulation d’un réseau continu d’informations adéquates et à jour entre le Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan, le Ministère de la Famille, le Ministère de la Jeunesse, le Ministère de la Santé et l’UNFPA.
- Superviser et appuyer si requis la gestion administrative, logistique et financière des ateliers et séminaires organisés par les partenaires d’exécution
- Superviser l’établissement et la Gestion des contrats des consultants pour le compte des partenaires d’exécution dans le cadre de la mise en œuvre de leurs PTAs
- Vérifier la conformité des budgets annuels des Plans de Travail Annuels et Plans de Travail Trimestriel et s’assure de la qualité des révisions budgétaires;
- Superviser le reversement des retenues fiscales et sociales
- Gérer les relations avec les partenaires du NEX (Banques, Administration fiscale et sociale, Fournisseurs, etc.) ;
- Suivre l’exécution financière du Programme au niveau des régions d’intervention de manière à permettre la remontée des informations vers le niveau central;
- Contribuer à l’identification des besoins en formation et en renforcement de capacités des partenaires du Programme, en l’occurrence, les IPs et propose des actions ciblées en vue de combler les lacunes constatées ;
- Contribuer à l’évaluation annuelle des Assistants Administratifs et Financiers
- Assurer le contrôle et la conformité des paiements cash advance faits au nom des staffs FTA
- S’assurer de la complétude et de la conformité des pièces justificatives des ateliers et activités organisés par le bureau
- Exécuter toutes autres tâches qui lui sont assignées par les Opérations.
B. Méthodologie :
Le (la) consultant (e) présentera un plan de travail individuel relatif à sa mission qui inclura notamment les différents aspects de ses TDR et les principaux indicateurs associés à la mise en œuvre de ses activités. Il aura des séances de travail périodiques avec les partenaires d’exécution et avec le bureau pays de UNFPA.
Il aura aussi de fréquentes missions de terrain au niveau des 10 régions d’intervention de UNFPA qui permettront de faire l’assurance qualité de la mise en œuvre des activités sur le terrain.
C. Livrables attendus :
· A la fin de chaque mois, il produira un rapport des activités conduites durant le mois.
· A la fin de la consultation, il produira un rapport global d’activités récapitulant l’ensemble des activités mises en œuvre durant sa période de consultation.
· Tout autre livrable demandé ponctuellement par le bureau
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3. COMPÉTENCES
Compétences de base
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· Atteindre les résultats
• Avoir le sens des responsabilités
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle et d’un sens des affaires
• Mener une réflexion analytique et stratégique
• Travailler en équipe. S’auto-gérer et gérer ses relations
• Communiquer de façon percutante
· Aptitudes à établir des relations de travail efficaces, dans un cadre multiculturel et pluriethnique, en faisant preuve de tact et de respect de la diversité ;
- Français écrit et parlé parfaitement maîtrisés.
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Compétences fonctionnelles
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· Gestion des ressources administratives et financières de l’organisation
• Gestion des données, des informations et des flux de travail
• Avoir le sens des affaires
• Mise en place de systèmes de gestion et de contrôle
• Innovation et marketing de nouvelles approches
• Orientation vers le client
• Avoir une conscience organisationnelle
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Valeurs
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· Être un modèle d’intégrité
· Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le système des Nations Unies
· Être ouvert à la diversité culturelle
· Être ouvert au changement
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Langue
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Le (la) consultant (e) doit avoir une parfaite maîtrise du français (écrit et orale) et un bon niveau en anglais.
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4. QUALIFICATIONS
Formation
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- Avoir au minimum une maîtrise (BAC +4) ans dans le domaine des Finances, de la Gestion et de la Comptabilité ou tout domaine apparenté
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Expérience
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- Cinq (05) ans minimum d’expérience dans les domaines de la Gestion Administrative et Financière des Projets et Programmes
- Etre bien organisé, rapide et précis ; concis dans le travail. Autonome avec un minimum de supervision.
- Connaître l’environnement du Système des Nations Unies pour être opérationnel immédiatement.
- Avoir l’expérience des missions de terrain
- Avoir une bonne connaissance des procédures de UNFPA serait un atout
- Aptitude à examiner diverses données, à identifier et à corriger les divergences, à identifier et à résoudre les problèmes opérationnels;
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Critère d’Evaluation :
a) Revue des dossiers de candidatures reçues à travers les critères ci-dessous :
· Diplôme : 5 points
· Expérience Professionnelle 10 ans et Plus dans le secteur public ou prive en Finances, Gestion, Administration, Comptabilité
- 10 - 15 ans = 10 points
- + de 15 ans = 15 points
· Expérience Professionnelle de 10 ans et plus dans la gestion financière et administrative des programmes et projets du SNU et des Organisations internationales : 15 points
· Expérience dans la conduite de mission d’audit et de contrôle interne sur le terrain : 15 points
· Maitrise des logiciels de gestion :
- Excel = 5 points
- Word = 2 Points
- Powerpoint = 2 points
- Internet = 1 Point
b) Test d’interview pour les 3 dossiers ayant les notes les plus élevées
Le test d’interview permettra au Panel de recommander le candidat le adapté par rapport au profil recherché
5. Documents constitutifs des dossiers de candidatures:
Pour démontrer leurs qualifications, les candidat (e)s devront soumettre une offre qui comprendra les documents suivants :
Document
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Description
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Forme
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Lettre de motivation
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Joindre au dossier de candidature une lettre de motivation indiquant les raisons pour lesquelles le candidat applique à cette position
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Curriculum Vitae ou P11
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Remplir le formulaire de P11 en annexe en y incluant surtout votre expérience des missions similaires et indiquant au moins 3 (trois) personnes de référence.
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Annexe 4 :
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Diplômes
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Envoyer les copies de vos diplômes
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N.B. :Les candidat (e)s sont tenus de se renseigner sur les conditions générales des contrats (annexe 2).
Dépôt des candidatures :
Les dossiers de candidatures (lettre de motivation + CV), adressées à Mme la Représentante Résidente de UNFPA CO Sénégal, doivent être envoyées par mail à l’adresse procurementdakar@unfpa.orgavec la mention «RECRUTEMENT CONSULTANT SUIVI PTA UNFPA CO SENEGAL» au plus tard le 12 Septembre 2019 à 17 heures GMT.
Tous lesdossiers reçus après la date et l’heure indiquées ne seront en aucune manière considérée.
Aucun frais n'est exigé des candidats intéressés par le présent avis, que ce soit au moment de la soumission des dossiers de candidature ou dépot de la soumission ou après.
Les présents Termes de Référence sont également disponibles sur les différents réseaux de UNFPA Senegal:
vFACEBOOK : https://www.facebook.com/unfpasenegal.
vTWITTER : https://twitter.com/UNFPASenegal
vBLOG : https://unfpasenegal.blogspot.sn
vSITE WEB: http://senegal.unfpa.org/fr.
6. ANNEXES
Annexe 1 - Terme de Références de la mission (voir plus haut)
Annexe 2 - Conditions générales des Contrats Individuels
Annexe 5- Type de contrat
